La principal misión del personal es la formalización de pedidos de compra de máquinas y los componentes necesarios para su fabricación, asegurando su disponibilidad a tiempo y con el mejor coste.
El Departamento de Compras de NOVOMATIC Spain es una pieza clave en la maquinaria de producción de la empresa. Este equipo es fundamental para gestionar los requerimientos de componentes y suministros, asegurando que la producción nunca se detenga.
Compras comenzó su actividad coincidiendo con el crecimiento de la producción de la sede de Alcalá de Henares. Con el tiempo, las necesidades tanto provenientes de Producción como del Departamento Comercial aumentaron y el equipo se adaptó para satisfacer estas demandas.
El día a día en la sede de Alcalá de Henares
En la oficina de Madrid, el Departamento de Compras tiene distintas funciones:
Tramitación de pedidos de compra de máquinas a los proveedores, que sigue las condiciones y acuerdos previamente negociados por el equipo comercial. Esto garantiza que las órdenes de compra reflejen con exactitud los términos acordados, como precios, cantidades, plazos de entrega y especificaciones técnicas.
Cálculo del stock para productos nuevos. Antes de cada pedido de máquinas o kits, el personal calcula la cantidad de componentes y accesorios necesarios para completar cada tirada de máquinas y se aseguran de que todo esté listo para poder iniciar la producción. Esta previsión es esencial para cumplir con los plazos de fabricación y entrega establecidos. Siempre se tienen en cuenta factores que impactan en la eficiencia y coste del proceso, buscando ofrecer productos de calidad y de última tecnología para garantizar el mejor desempeño y satisfacer la demanda de productos por parte de los clientes.
Adquisición de otros materiales. Para cubrir las necesidades provenientes de Producción, Reacondicionamiento, Almacén y SPV, este proceso incluye artículos de ferretería, cables, pantallas, separadores para máquinas configuradas como multipuestos, piezas para reacondicionar componentes, etc. Todo ello es determinante para mantener la cadena de suministro en funcionamiento.
En definitiva, el equipo gestiona y soluciona cualquier imprevisto que pueda surgir, como retrasos en las entregas, roturas de stock, o cualquier otra incidencia que pueda afectar el flujo de la producción.
Además de estas labores, los empleados de Compras colaboran con otros departamentos como Recursos Humanos y Marketing para realizar la compra de material y merchandising para eventos internos, como el NOVOSummer o la fiesta de Navidad, y externos, como ICE Barcelona o el ExpoCongreso de Juego Luis Escribano.
Los desafíos de Compras en la sede de Terrassa
En Barcelona, este proceso sigue procedimientos relacionados con la fabricación de muebles producidos a nivel nacional. Todo el diseño y la producción se inician desde cero en la fábrica de Terrassa, así que el equipo de Compras se encarga de adquirir los materiales necesarios, desde chapas para muebles, CPU’s, cables, hasta cada tornillo de las máquinas.
Colaboración con I+D para una planificación eficaz. En este caso, el departamento de I+D inicialmente pide las muestras de los prototipos y una vez homologados los modelos, el equipo de Compras añade las piezas y componentes en cuestión a su lista de materiales para realizar los pedidos correspondientes. Además, dependiendo de la previsión de ventas, se hace una estimación de fabricación para después calcular el stock necesario.
Material de oficina y herramientas de producción. Al igual que en Alcalá de Henares, desde Terrassa se adquieren las herramientas y materiales requeridos para el trabajo de Producción, así como y material de oficina que los empleados puedan necesitar.
Cálculos a largo plazo, los componentes indispensables. Otra de sus funciones es la compra de componentes estratégicos como TFT, ordenadores o cartas electrónicas, y así tener disponibilidad durante todo el año.
Tramitación de envíos a clientes. A su vez, el personal realiza tareas propias de logística, solicitando el servicio de transporte más adecuado para cada envío a los clientes, llevando el control y el seguimiento de las entregas.
Gestión de Proveedores
La relación con los proveedores es crucial para el Departamento de Compras. Se procura en todo momento la optimización de costes y plazos de entrega, comparando presupuestos y, en el caso de Madrid, además se coordinan con el Departamento de Logística para cuadrar los envíos. En la sede de Terrassa, las tareas logísticas son asumidas de forma íntegra por el equipo de Compras.
En ambas sedes, una vez que los pedidos llegan a la oficina, el personal de almacén los recepciona y se comunica con Compras para asegurar que todo encaje. Este último verifica que los albaranes coincidan con los pedidos realizados y, a su vez, que las facturas correspondan con ambos documentos antes de registrarlas en el sistema.
El Equipo de Compras de NOVOMATIC Spain es un pilar estratégico que busca la mejora continua y garantiza la eficiencia, así como la continuidad de la producción.
También se asegura de que el stock está disponible, colaborando estrechamente con otros departamentos y gestionando de manera efectiva la relación con los proveedores. Asimismo, su labor es fundamental para la optimización de costes no solo para la empresa, además de obtener las mejores condiciones y calidades a los clientes. Sin olvidar la importancia de entregar los productos en la fecha acordada.
